Japanische Geschäftsetikette – diese Regeln sollte man kennen

Die japanische Geschäftskultur gilt allgemein als äußerst kompliziert. Die zurückhaltende und höfliche Alltagskultur in Japan steckt voller Rituale und hat daher unzählige Do`s und Dont`s.

Wir verraten, wie man mit ein paar grundlegenden Regeln bei potentiellen oder schon bestehenden Geschäftspartnern einen deutlich besseren Eindruck hinterlässt.

Dem „Gaijin“ (外人 / がいじん, wörtlich übersetzt: Mensch von außerhalb), also als Nicht-Japaner, verzeiht man im allgemeinen kleine Fehltritte aus Unwissenheit.

Was muss man aber beachten? Welche Unterschiede beim Arbeitsablauf gibt es und welche unserer Verhaltensweisen wirken komisch auf die Japaner?

Das erste Treffen und die Visitenkarte

Die Visitenkarte wird immer mit beiden Händen gegeben und genommen, aufmerksam gelesen und sorgfältig verwahrt. - Bild: © aijiro - Stocks.Adobe.com

Für ein erstes Treffen im Geschäftsumfeld ist in Japan konservative Kleidung, also ein dunkler Anzug für den Herren und eine entsprechend passende Kleiderwahl für die Dame, angesagt. Frauen sollten zudem eher flache Schuhe tragen. High Heels werden eher als Schuhwerk für informelle Anlässe, wie Geschäftsessen angesehen.

Fast genauso wichtig wie die passende Kleidung ist die richtige Begrüßung. Häufig läuft diese auf eine etwas seltsame Mischung der in Japan üblichen Verbeugung und dem westlichen Handschlag hinaus.

Auf die angedeutete Verbeugung sollte man aus Höflichkeit nicht verzichten. Wie perfekt diese ausfällt ist weniger wichtig. Japaner erwarten im Allgemeinen nicht, dass man diese japanische Form der Begrüßung in ihren Feinheiten beherrscht.

Besonders wichtig ist in Japan die Visitenkarte, die dort jeder Geschäftsmann mit sich trägt – und sie sollten dasselbe tun. Anders als bei uns wird die Visitenkarte (gerne auch mit einer angedeuteten Verbeugung) dem Gegenüber mit beiden Händen überreicht.

Zu beachten ist dabei die Visitenkarte pfleglich zu behandeln und sogleich in eine Schutzhülle oder in die Brieftasche zu stecken. Auf keinen Fall darf man diese knicken oder etwas darauf schreiben. Beides kommt einer Missachtung des Gegenübers gleich und ist extrem unhöflich.

Geschenke und Geschäftsessen in Japan

Bei Nachschenken sollte man darauf achten, beide Hände am Becher zu haben. - Bild: © rawpixel auf Pixabay

Sich gegenseitig Geschenke zu machen gehört in Japan zu den kleinen Ritualen des Alltags. Das Schenken wird nicht nur unter Freunden und in der Familie zu besonderen Anlässen zelebriert, sondern erstreckt sich auch auf Mitarbeiter, Kollegen und Gastgeschenke.

Die Japaner folgen dabei einem regelrechten Code, dem Giri , der sich wohl aus der shintoistischen Opferpraxis heraus entwickelt hat.

Nun muss man sich als Gaijin nicht unbedingt an die Feinheiten des Giri halten. Es reicht ein kleines Geschenk bei einem Treffen mitzubringen oder seinen Kollegen in der entsprechenden Zeit eine kleine Aufmerksamkeit (gerne Kekse, Süßigkeiten oder Alkohol) zu schenken.

Im Vergleich zu westlich geprägten Ländern, gehen Geschäftsessen in Japan eher langsam vonstatten. Auch hier gelten ein paar besondere Regeln:

• Getränke schenkt man nie sich selbst nach, sondern werden vom Nachbarn eingeschenkt. Ebenso sollten Sie ihrer Begleitung das Glas auffüllen, sobald es leer ist.
• Sollten sie die Rechnung übernehmen wollen, müssen sie dies dem Kellner (unauffällig) sagen, da diese sonst davon ausgehen, dass die eigenen Landsleute sie begleichen.
• Stecken Sie auf keinen Fall die Stäbchen in das Essen. Wenn Sie nicht mit Stäbchen umgehen können, fragen Sie nach Besteck.
• Das schlürfen der Nudelsuppe ist normal und wird als Zeichen, dass es einem schmeckt angesehen.

Geschäftsmeetings und Höflichkeit in Japan

Durch die von Höflichkeit geprägte japanische Kultur gibt es gerade in den Bereichen von Meetings und im richtigen Verstehen des Gesagten einige drastische Unterschiede zu der bei uns üblichen Praxis.

Japaner lehnen zum Beispiel nie eindeutig ab – dies würde den Gesichtsverlust des Gegenübers bedeuten und wäre aus japanischer Sicht für alle Beteiligten geradezu eine Katastrophe.

Wenn ihr Gegenüber also davon spricht, etwas wäre „schwierig“ oder eine Angelegenheit müsse „zu einem anderen Zeitpunkt“ noch einmal besprochen werden, so ist dies im ersten Fall wohl eine Ablehnung. Im zweiten Fall ist dies ein klarer Hinweis, dass an der einen oder anderen Stelle geändert oder nachgebessert werden muss.

Noch gewöhnungsbedürftiger sind für uns Gaijin, Meetings in Japan. Anders als bei uns werden in diesen Sitzungen nicht nur fein austarierte Sitzordnungen eingehalten, sondern auch keine Beschlüsse gefasst.

Stattdessen bespricht man das Vorgehen zu schon gefassten Beschlüssen oder bereitet diese im Dialog für eine Entscheidung in der Hierarchie vor.

Arbeitsfluss, Trinkgeld und Körperkontakt

Bei gemeinsamen Projekten werden regelmäßig auch die kleinsten Details und Fortschritte mitgeteilt. - Bild: © Akson on Unsplash

Bevor wir uns zwei typischen Fettnäpfchen – Trinkgeld und Körperkontakt – widmen, wollen wir kurz auf die japanische Vorstellung eines guten Arbeitsablaufs eingehen.

Anders als bei uns, wo dies oft eher als störend empfunden werden würde, erwarten Japaner, dass regelmäßig auch kleinste Updates zum Stand des Projektes mitgeteilt werden. Dieses proaktive Verhalten wird in Japan sehr geschätzt und gehört dort zur Risikominimierung und zeigt die Bedachtsamkeit eines Geschäftspartners.

Bei Missverständnissen und Fehlern gehört es sich, diese sofort anzusprechen und sich zu entschuldigen. Dies wird als Anerkennung eines Problems aufgefasst. Anstatt überhastet vorzugehen, warten Sie am besten die Vorschläge ihres Geschäftspartners ab und begehen eine interne Fehleranalyse. Ein stetiger Lernprozess und der Wille zur Verbesserung wird in Japan sehr hoch angesehen.

Kommen wir zu den zwei typischen Fettnäpfchen, die auch außerhalb des Geschäftslebens von Bedeutung sind. Trinkgeld. Das gibt es in Japan nicht und sollte – egal ob im Restaurant oder beim Taxifahrer – unbedingt vermieden werden, da Japaner dies als Almosen ansehen.

Beim Körperkontakt wiederum sollte man darauf achten, dass Japaner einen deutlich höheren Wert auf persönlichen Raum legen. Also kein Umarmen oder ähnliches, außer man kennt und schätzt sich auf persönlicher Ebene sehr und befindet sich in einem privaten Umfeld.

Natürlich sind die hier vorgestellten Eigenheiten nur die Spitze des Eisbergs. Um sich noch tiefer mit der Materie zu befassen, empfiehlt sich ansonsten erst einmal die entsprechende Fachliteratur zu dem Thema.

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